Indústria de locação sem papel

BigChange defende o envolvimento dos diretores e da alta administração da empresa, mas também dos motoristas, técnicos de serviço e outras pessoas que trabalham no local. (Foto: Big Change).

As operações sem papel estão transformando o leasing; mas ficar sem papel também é um processo que requer um planejamento diligente e nervos de aço. “Não é a falta de papel e a modernização da TI que vai impulsionar a transformação digital por si só. Em vez disso, as verdadeiras transformações digitais envolvem a reavaliação dos processos comerciais atuais e de sua arquitetura desde o início para efetuar mudanças radicais”. Assim explica Jonathan Cardella, fundador da consultoria americana de software Ventive. Seu artigo da Forbes publicado em 2 de maio, “How to redesign four business components with digital transformation”, indica até que ponto as operações sem papel chegaram desde seu surgimento precoce no movimento ambiental.

O caso da tecnologia sem papel

Além desse impulso de sustentabilidade, o argumento comercial da tecnologia sem papel é claro, de acordo com Martin Bestwick, diretor de vendas do provedor de software de locação InspHire, sediado no Reino Unido.

“A eliminação do uso de papel melhora o fluxo de caixa ao reduzir o tempo necessário para resolver disputas por danos e perdas e melhora a utilização dos ativos, o que aumenta o tempo de atividade e reduz o tempo de retorno necessário para realizar verificações entre empregos”, diz o executivo à Internatinal Rental News (IRN). “As operações sem papel liberam a disponibilidade do equipamento, proporcionando um processo rápido e eficiente para realizar inspeções de aluguel”.

Wayne Harris, CEO da Point of Rental Software nos Estados Unidos, diz ao IRN que ficar sem papel cria uma “única fonte de dados” que é pesquisável e visível. “Você pode ver o que vai entregar amanhã, quando seu motorista deve estar lá, por quanto tempo eles o terão por ele. Você pode saber que partes você está esperando quando estiver consertando um item. Os clientes podem até mesmo ver muitos de seus próprios dados através de portais de clientes, para que não tenham que ligar para sua equipe e interromper outros processos”.

E John Glen, diretor de operações da Spartan Solutions, é sucinto. “O papel é inimigo de uma operação de locação eficiente”. Os produtos da Spartan sediada no Reino Unido incluem a Phalanx, uma loja de aplicativos operacionais que conecta objetos físicos a uma esfera digital; e a Prophes, uma análise preditiva para manutenção de ativos; em resumo, o único objetivo da Spartan é ajudar as empresas a ficarem sem papel.

O ciclo de vida de um equipamento alugado normalmente tem, em média, 10 transações envolvendo papel”, diz Glen, “cada transação em papel é uma oportunidade para a ocorrência de erros”. Um erro humano tão simples como a transposição de dois dígitos de um número de série de um equipamento pode resultar na marcação do equipamento errado como um aluguel. Também é impossível impor o cumprimento em formulários manuscritos, o que significa que informações essenciais, como leituras de combustível e horas, são perdidas.

Desafios da mudança

A implementação de operações sem papel pode ser um desafio. “A mudança pode ser dolorosa, especialmente para aqueles funcionários valorizados a longo prazo que têm lidado com papel para sempre”, diz Ian Burgess, diretor de atendimento ao cliente da BigChange, fornecedora de serviços de campo sediada no Reino Unido.

John Glen de Spartan retoma o ponto sobre a introdução de dispositivos e aplicativos móveis a uma força de trabalho que muitas vezes nunca foi conectada a seus sistemas centrais de TI e é resistente a mudanças. “Você está substituindo os processos manuais que têm sustentado sua operação desde o primeiro dia. Está tentando padronizar a maneira como escolhe, entrega, devolve e repara o equipamento o máximo possível”.

Quebrar a “parede de papel” deve começar com objetivos claros, diz Glen. “O único pedaço de papel em um projeto de aluguel sem papel deve ter os objetivos do projeto escritos”, diz ele. “Este documento deve ser fotocopiado e exibido na parede na frente de cada membro da equipe do projeto”.

Ele aconselha não menos de três e não mais de sete objetivos por projeto e adverte contra divisões diferentes implementando estratégias separadas sem papel, levando a uma falta de propósito comum.

Point of Rental: A opção “Going paperless” cria uma “única fonte de dados” que é pesquisável e visível (Foto: Point of Rental).

“Por exemplo, a equipe de elevação seleciona um fornecedor especializado em inspeções de elevação. A equipe da oficina escolhe outro fornecedor para tarefas mais gerais de manutenção e reparo. Então a equipe de logística escolhe um terceiro fornecedor para digitalizar as listas de picking e devolver as notas. A estratégia digital em geral parece fora de controle. Logo chega ao ponto em que o esforço para consolidar e integrar estas soluções especializadas é muito caro e perturbador para os usuários”.

Ian Burgess da BigChange acrescenta: “O envolvimento com todos, de cima para baixo, é vital: assegurar o envolvimento dos diretores e da alta administração da empresa é fundamental, mas também o dos motoristas, técnicos de serviço e outros que trabalham no local”.

A implementação pode ser faseada por região ou divisão, e muitas vezes isso é necessário, mas os benefícios comerciais serão maiores com uma abordagem centralizada, diz ele ao IRN.

Dada a transformação em grande escala para ficar sem papel, uma grande armadilha está subestimando o escopo do projeto, particularmente o potencial para mudanças não planejadas em todo o negócio, diz Martin Bestwick, do InspHire.

“Trabalhamos em muitos projetos de transformação digital e cada um deles desafia a organização locadora a repensar completamente como eles querem fazer negócios. Isso os faz avaliar processos que já estão em vigor há muito tempo”.

“Com qualquer projeto que crie mudanças substanciais, é necessário que haja um acordo claro, uma Declaração de Trabalho, criada e acordada por todos os interessados, que descreva claramente quais são os objetivos do projeto, como é o sucesso e as métricas que serão usadas para medir o sucesso”.

Testes e benchmarking

John Glen da Spartan Solutions diz que um pequeno teste pode ajudar a “administrar os medos” e facilitar o primeiro passo para as operações digitais. Os testes efetivos seguem cinco princípios:

1. Escolha um alvo. Foco em um ou dois objetivos comerciais chave acordados pela equipe de liderança de aluguel.
2. Vá rápido. Assumindo que você selecione o parceiro certo de operações digitais, você deve ter como objetivo entregar um teste sem papel em seis semanas ou menos.
3. Baixo custo. Seu parceiro tecnológico deve trabalhar com você para manter os custos de instalação e execução de um teste tão baixos quanto possível.
4. Recrutar usuários finais. Escolha um par de “super usuários” da equipe de operações que desfrutarão da oportunidade de mudar e serão respeitados por seus pares. Os usuários devem se apropriar da configuração do fluxo de trabalho e participar das revisões “mostrar e contar” da experiência do usuário final. Eles desempenharão um papel no treinamento e no apoio a seus colegas durante todo o julgamento.
5. Medir e compartilhar. Medir o impacto do julgamento sem papel em relação aos objetivos escolhidos. Apresentar os resultados à equipe de liderança e sugerir os próximos passos possíveis.

Benchmarking de desempenho atual é uma maneira útil de medir o sucesso, diz Glen, citando o tempo de resposta como exemplo.

“Pegue uma amostra de um número razoável de ciclos de ‘retorno do equipamento à disponibilidade’ e meça o tempo médio. Sempre que possível, use os dados existentes que estão prontamente disponíveis no sistema de gerenciamento de locação; em seguida, assegure-se de que seu novo sistema de operações digitais gere automaticamente dados para suportar a medição alvo. Para o tempo de retorno, esta seria a data e a hora em que o equipamento foi recebido no depósito, para a data e a hora em que o sistema de gerenciamento de aluguel foi atualizado com as informações de que o equipamento está agora disponível.

“Finalmente, reunir os dois conjuntos de dados em um relatório fácil de entender que demonstre o desempenho atual das soluções sem papel”.

A equipe da Ramirent Norway adotou esta abordagem ao implementar a solução Phalanx da Spartan, com resultados positivos:

• O tempo de retorno do equipamento foi reduzido em 50%.
• 40% de redução nas notas de crédito relacionadas com datas de devolução incorretas
• Aumento de 45% nos serviços faturáveis
• 32% de redução no registro do tempo de serviço

Soltar o papel

Dadas as armadilhas envolvidas, não é surpreendente que as empresas sejam frequentemente tentadas a manter backups de papel, mas Martin Bestwick do InspHire diz que eles são contraproducentes. “Você reduzirá drasticamente seu ROI anual de qualquer projeto de transformação digital se fizer isso. Supondo que você tenha uma infra-estrutura de TI gerenciada profissionalmente, como serviços de hospedagem em nuvem, há pouca ou nenhuma maneira de perder esses dados; eles serão totalmente replicados e terão backup em caso de um evento de hacking ou falha de hardware”.

Ramirent Alnabru - o Centro de Mudança Verde em Oslo, Noruega (Foto: Ramirent)

As empresas devem “tentar evitar uma implementação sem convicção retendo algum papel”, diz Ian Burgess, do BigChange. “A melhor coisa a fazer é fazer uma mudança completa”. Isto não tem que ser em toda a empresa; muitas empresas lançam por divisão ou por armazém”.

Wayne Harris, do Point of Rental, aconselha. “Determine uma política de retenção de dados e calcule seus custos de armazenamento, exija reimpressões simples para quando o papel for realmente necessário e determine antecipadamente quais sistemas ficarão sem papel. A maneira mais fácil de implementar isto é escolher uma área para ficar sem papel, convertê-la e depois passar para a próxima área”.